Préparer
Renseignez titre, catégorie, date, heure et lieu. Ajoutez les participants, puis organisez les sujets à examiner.
Module Réunions & Décisions
Préparez vos réunions et retrouvez les décisions prises
Organisez les participants et l’ordre du jour, suivez les échanges puis rassemblez le compte rendu et les décisions prises. Les invitations disposent d’un suivi de réponses.
- Préparation et suites réunies
- Réponses des invités visibles
- Décisions et documents retrouvables
De la préparation aux suites de la réunion
Rassemblez la préparation de vos réunions, les sujets à examiner et le suivi des décisions dans un même parcours.
Suivre les échanges
Suivez les présences, les discussions et les décisions point par point.
Finaliser
Complétez le compte rendu, puis conservez la réunion dans les archives.
Ordre du jour et participants
Chaque point comporte un titre, une description, une durée prévue et un responsable. Vous pouvez modifier l’ordre des sujets et renseigner leur discussion, leur décision et leur état.
Participants et présences
Associez des utilisateurs Anthys ou des participants externes avec leurs coordonnées et leur rôle. Distinguez les personnes prévues, présentes, absentes ou excusées.
Points reportés et actions
Mettez un sujet en attente ou reportez-le vers une réunion existante ou nouvelle. Les actions de suivi de la réunion conservent leur responsable, échéance et statut dans ce module.
Invitations et réponses
Composez le contenu à partir d’un modèle, indiquez les dates, le lieu et la limite de réponse, puis ajoutez les documents PDF utiles.
Destinataires
Reprenez des contacts ou catégories de l’annuaire, choisissez les adresses email utiles ou saisissez des destinataires manuellement. La confidentialité limite la consultation aux personnes autorisées.
Réponses personnalisées
Un lien personnel permet à l’invité d’accepter ou de refuser et de compléter les choix ou champs prévus. Une réponse reçue par un autre canal peut être saisie manuellement.
Suivi des invités
Retrouvez les réponses acceptées, refusées ou en attente, les commentaires et la feuille de présence. Le suivi distingue le statut d’envoi de la réponse de l’invité.
L’envoi par email et les relances ciblées utilisent la messagerie configurée pour la collectivité. Un statut d’envoi ne garantit pas la réception ni la lecture du message.
Décisions, actions et comptes rendus
Retrouvez les décisions prises pour chaque sujet et les actions qui en découlent, avec leur responsable, leur échéance et leur état d’avancement.
Compte rendu de réunion
Rassemblez les discussions et les décisions dans le compte rendu. Retrouvez les réunions terminées et archivées pour consulter les échanges précédents.
Actions attribuées
Précisez le libellé, le responsable et l’échéance de chaque action. Mettez à jour son statut pour suivre les suites de la réunion.
Découvrez également le classement des contrats, conventions et autres documents dans le module Documents.
Dans le quotidien d’une mairie
Préparer une réunion de projet
Classer les sujets à examiner, identifier les participants puis noter les échanges et les décisions prises.
Réunir les associations
Sélectionner les contacts utiles, préparer une invitation et consulter les réponses pour organiser l’accueil.
Suivre une réunion de service
Conserver les décisions, attribuer les actions dans la réunion et retrouver leur état avant la réunion suivante.
D’autres fonctionnalités à explorer
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TâchesRépartissez les actions, suivez les échéances et gardez une vision partagée.
CourriersTransformez les échanges reçus en actions suivies et conservez leur contexte.
ProcéduresDonnez aux équipes les bonnes consignes au moment où elles doivent agir.
Utilisateurs, groupes et sécuritéAdaptez les accès et les permissions aux responsabilités de chacun.
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